Mówiąc najprościej wideokonferencje to jednoczesne przesyłanie w czasie rzeczywistym głosu, obrazów i różnorodnych plików pomiędzy biorącymi w nich udział uczestnikami lub grupami uczestników. Dzięki zastosowaniu wideokonferencji uczestnicy widzą się nawzajem, co sprawia, iż znika problem odległości i granic, a uczestnicy mają wrażenie, iż przebywają w jednym pomieszczeniu.

Firmy coraz częściej zakładają lokalne oddziały w różnych województwach. Wzmacnia to wizerunek firmy oraz zwiększa liczbę klientów. Wiąże się to jednak z utrudnionym zarządzaniem firmą ze względu na ograniczone sposoby kontaktu czyli telefon i email, podróże to zazwyczaj strata czasu.

Wykorzystywane współcześnie wideokonferencje posiadają różne tryby, a najbardziej popularne z nich to:

• Tryb punkt punkt, który polega na tym , iż sygnały głosowe i wizyjne są przesyłane pomiędzy dwoma punktami, umieszczonymi w różnych lokalizacjach (to najprostsza i najczęściej używana forma wideokonferencji).
• Tryb wielopunktowy, który umożliwia przesyłanie sygnałów pomiędzy kilkoma (więcej niż dwoma) punktami.
  Tryb wielopunktowy dzieli się na: tryb lektorski (uczestnicy jednej lokalizacji widzą na swoim monitorze osobę aktualnie mówiącą, która znajduje się w drugiej lokalizacji), tryb konferencyjny (monitor jest podzielony na kilka części i wyświetla obrazy z kilku lokalizacji), tryb dyskusji (osoba aktualnie mówiąca jest widziana przez uczestników dyskusji znajdujących się w pozostałych lokalizacjach ) oraz tryb zarządczy (jedna osoba sprawuje całkowitą kontrolę nad całą wideokonferencją udziela głosu i decyduje, co widzą inne lokalizacje).

Wideokonferencje mają wiele zastosowań i są wykorzystywane w medycynie, finansach, bankowości, edukacji, administracji i działaniach policyjnych. Ułatwiają pracę i przyspieszają kontakt pomiędzy określonymi osobami i instytucjami.